Adapta tu nivel de interlocución
Una de las cualidades de un buen director de proyectos debe de ser su capacidad de comunicación, que no solo pasa por hablar de forma correcta (que se sobreentiende) sino que ha de ser capaz de adaptarse según sea el rol que desempeña la persona con la que hables.
Para una misma información o contexto, la forma en que la transmitimos es crucial ya que de ello dependerá que el mensaje sea correctamente recepcionado y utilizado de forma adecuada. Podemos poner un ejemplo claro, no podemos comunicarnos con un directivo de una compañía de igual forma que lo haríamos con un técnico de en nuestro equipo. A cada rol le debemos transmitir la información que realmente le aporte, lo que no quita que tengamos que bajar o subir de nivel en ciertas ocasiones.
Si al técnico le hablamos de retornos de inversión, generamos el mismo sentimiento que si al directivo le hablamos con un lenguaje lleno de tecnicismos. Con suerte pondrán un gesto de “interesante, pero para qué quiero saber esto”. Y sin tanta suerte, les generamos dudas sobre si estamos entendiendo realmente sus problemas y lo que necesitan.
"La comunicación es la verdadera tarea del Liderazgo" (Nitin Nohria)
Llevándolo a la práctica, imaginemos (que seguro que os ha pasado en más de una ocasión) que necesitamos que algún miembro de nuestro equipo nos informe de qué ha ocurrido en un punto concreto del proyecto. Por nuestra parte estaremos esperando los titulares, y si alguno nos chirría le pediremos algo más de detalle. Pero por el contrario esta persona comienza a hablar con tal nivel de detalle que eres incapaz de entender el problema y menos aún transmitirlo a otras persona si llegase el caso. Al final acabarás aplicando una frase similar a “No me entero, por favor imagina que soy un niño pequeño”. ¿Te suena? Si es que sí, tenlo en cuenta a la hora de que tú comuniques.
En qué situaciones debemos prestar más atención a la comunicación:
En los reportes e informes de seguimiento de los proyectos, tanto internos como a los clientes.
Cuando damos pautas de trabajo a nuestros equipos o a miembros concretos del mismo.
Cuando por motivos del proyecto, debemos de hacer un reporte periódico de avance.
Comités de dirección.
En las conversaciones con nuestro cliente.
En la gestión de crisis.
Etc ...
En conclusión, cuando comuniques:
Analiza primero el tipo de persona, rol y puesto que ésta desempeña.
Identifica qué información está esperando recibir y para que la quiere utilizar.
Evita utilizar tecnicismos a menos que sea estrictamente necesario.
Siempre trata de comunicar de tal forma que que la persona receptora de la información sea capaz de volver a contar o reenviar lo que tu le has transmitido. Si es así habrás comunicado de forma efectiva.
Y recuerda, ayuda a los miembros de tu equipo a comunicarse de forma efectiva. Irá en beneficio de ambos.
Foto: Favim.com
Gracias por leerme, y espero que te haya ayudado y aportado.
Muchas Gracias!