Reuniones, ¿aportas o estorbas?

Las reuniones son una parte importante del día a día en la dirección de proyectos, ya sea porque las convocamos nosotros o somos convocados para asistir. Pero, qué papel tenemos en cada una de las reuniones a las que asistimos ¿Vamos a las reuniones a aportar o como meros espectadores?

Desde mi punto de vista, cada vez que asistamos a una reunión debemos marcarnos un objetivo a lograr en la misma: ya sea mostrar que tenemos nuestros proyectos controlados, defender una postura concreta, transmitir correctamente una información o hasta evitar que nos trasladen un problema. Entonces, si queremos lograr ese objetivo, sea cual sea, debemos preparar la reunión y por lo tanto aportar.

Si somos nosotros quienes convocamos la reunión nos será más fácil marcárnoslo, sino para que convocamos la reunión. Enviar una agenda de puntos a tratar ayudará a centrar el tiro tanto a nosotros como a los asistentes.

Pero, qué pasa con las reuniones a las que somos convocados. En este caso tendremos que tener claro qué tipo de reunión es, para qué nos han convocado (qué esperan de nosotros), quién asistirá y qué agenda está prevista tratar. Si no tenemos esta información difícilmente podremos prepararla, con lo que pidámosla. Si preguntan para qué la necesitamos (a veces ocurre), la respuesta es clara: para prepararla!! Y si no para qué vamos.

Me gustaría pararme en el primero de los puntos, el tipo de reunión, ya que esto hará que nuestro enfoque pueda variar. Podemos clasificar las reuniones en tres tipos:

Descendentes: se convoca a los asistentes para transmitir información de interés para ellos, acerca de la compañía o nuevas normas a aplicar en los proyectos. El papel del asistente será el de escuchar y solicitar información en caso de que necesite más aclaración. Un ejemplo puede ser una reunión interna de arranque de proyecto con el equipo involucrado.

Ascendentes: se convoca a los asistentes para recabar información. Un ejemplo pueden ser las reuniones de seguimiento de proyecto o económico, con el cliente o con la dirección de tu compañía.

Abierta: es aquella en la que la información fluye de todos los asistentes. Con este tipo de reuniones se persigue por ejemplo analizar un tema común, llegar a conclusiones y detallar acciones a seguir. Todos los participantes de la reunión están involucrados. Un ejemplo puede ser al cierre de un proyecto la reunión de lecciones aprendidas.

Por último es importante hacer un post-reunión sobre lo que ha ocurrido, si hemos logrado nuestro propósito o no y por qué. Esto nos ayudará para las siguientes.

Os animo a practicarlo, y a escribirlo, ya que os permitirá aportar en las reuniones y no a ser un mero espectador que solo ve pasar el tiempo.

Gracias por leerme, y espero que te haya ayudado y aportado. 

Muchas Gracias!