Reunión de kick-off, piedra angular de un proyecto
Una de las piedras angulares de todo proyecto es el kick-off del mismo, o fecha oficial de arranque. Es el momento donde se sacan las mejores galas y donde se reafirman alianzas. Pero también puede ser el primero de los días más duros que puedes tener si toda esa cortesía no la plasmas de manera formal.
Pero, ¿cuál es el objetivo “real” que perseguimos al realizar una reunión de kick-off? Dejar un testimonio escrito, consensuado y realista, de cuál será el devenir previsto del proyecto.
Por escrito, porque será tu primera y más importante acta de reunión donde se reflejan los puntos más importantes para que el proyecto sea un éxito, y que te servirá como guía para el resto de informes de seguimiento.
Consensuado, porque ha de estar alineado, o al menos comunicado previamente, con el sponsor del proyecto.
Y realista, porque desde que se envía una oferta, se aprueba y se hace la reunión de kick-off el contexto sobre el que te mueves puede haber variado.
Dada la relevancia que le estamos dando a esta primera reunión, la preparación de la misma debe estar acorde a tal evento para transmitir seguridad y garantía del éxito del proyecto. Por este motivo, siempre hay que hacer foco en:
Qué queremos contar, y resaltar.
Estudiar la audiencia, tanto la que llevemos como parte de nuestro equipo como por parte del cliente para el que realizamos el proyecto.
No contar solo problemas, sino dar soluciones.
Involucrar al cliente desde el primer momento.
El aspecto estético de la presentación que se prepare.
Uno de los puntos donde hemos indicado que tenemos que poner foco es en qué queremos contar en la reunión de kick-off. Aunque cada proyecto puede tener sus casuísticas, lo que no debe faltar sería lo siguiente:
Planificación, real, del proyecto.
Principales hitos del proyecto. Estos hitos deben de contemplar tanto los de entrada (por parte del cliente), como de salida (nuestras entregas)
Interlocutores principales y canales de comunicación.
Agenda de reuniones prevista y que se espera de cada una de ellas.
Informes de seguimiento y periodicidad.
Plan de riesgos detectado en el arranque del proyecto, así como plan de contingencia en caso de que el riesgo se materialice.
Por último me gustaría puntualizar que aunque aquí hablamos de hacer un kick-off de cara al cliente que nos ha contratado el proyecto, es igualmente aplicable (y según el proyecto recomendable) realizar un kick-off de cara a la dirección de tu compañía, ya que les hará partícipes del mismo desde el primer momento.
Por supuesto una buena reunión kick-off no garantiza el éxito del proyecto, pero seguro que te ayuda a encontrarlo.
Gracias por leerme, y espero que te haya ayudado y aportado.
Muchas Gracias!